河南工程学院文件
河工院保〔2020〕198号
关于印发《河南工程学院合同管理办法（试行）》的通知
校属各部门、各单位：
现将学校研究通过的《河南工程学院合同管理办法（试行）》的通知印发给你们，请遵照执行。
2020年12月31日
河南工程学院合同管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范河南工程学院（以下简称“学校”）合同管理，保证合同依法签订和严格履行，防范合同风险，推进依法治校，维护学校的合法权益，根据《民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指以学校名义，与其他民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。
第三条 订立合同，必须贯彻平等、自愿、公平、诚信、守法、绿色的原则。必须遵守国家的法律法规，符合国家政策，维护学校利益。不得利用合同进行违法活动，损害国家和学校的利益，牟取非法收入。
第四条 学校合同管理实行“统一领导、规范程序；分类管理，分工负责”的制度。
第二章 合同的归口与分类
第五条 依据合同的性质和内容，分为微小合同、一般合同和重大合同。微小合同是指合同标的额在2万（含2万）以下的合同。一般合同是指标的额为2万以上20万元以下（含人民币20万元）的合同。重大合同是指标的额超过20万元人民币或对学校影响较大的合同。履行期限3年（含3年）以上的合同和校企合作合同，无论金额大小，均视为重大合同。
第六条 为规范合同管理，维护学校利益，按照“谁主管谁负责，谁签合同谁负责”的原则，根据各职能部门工作职责，确定合同的归口主管部门。对合同内容涉及两个或两个以上业务主管部门的，应根据合同主要内容或主要条款确定归口主管部门，对难以区分主管部门的，原则上由经费管理部门负责。合同主管部门行政负责人为合同管理直接责任人，各主管部门应指定专人管理合同。
第七条 主管部门的合同管理职责是:制定主管范围内常用合同范本、审核拟签合同的必要性，审核合同内容条款是否完备、合同主体是否合适、合同双方权利义务是否对等、是否存在合同风险、是否存在不利于学校的条款等（特别要关注使用学校资产时，是否支付相应对价，是否支付水电暖物业等费用）。主管部门要监督合同的履行情况，至少每半年要全面检查一次合同履行情况，发现问题或风险及时处理，并向主管校领导汇报。
第八条 各归口主管部门制定合同示范文本时，应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的合同范本。如果没有相应合同范本的，各归口管理部门须分类制定合同示范文本，并报学校法制办审核、备案。
第九条 代表学校签订合同的部门（或签订人）为合同承办部门（承办人），具体负责合同的谈判、起草、执行、管理等。
第十条 各主管部门管理的合同具体划分如下：
1.外联处：负责管理对外签订的外联、校企合作、国内层面的合作办学、物资捐赠、校友捐赠合同（协议）；
2.教务处：负责管理教室建设、教室出租、出借合同（协议），以及对外签订的人才培养、产学研、教学、实习实训基地等内容的合同（协议），教材的订购及试卷、实习记录本等的印制合同（协议）；
3.实验管理中心：负责管理实验室建设、实验室耗材采购、危化品采购处置和实验仪器设备维护等方面的合同（协议）
4.国际交流合作处：负责管理与国外及港澳台地区签订的办学机构、办学项目、交换生项目、人员出访、外籍教师聘用等涉外合同(协议)；
5.继续教育学院：负责管理对外签订的各类继续教育办学、培训、宣传等项目合同(协议)；
6.人事处：负责管理涉及人力资源与人事管理等有关的合同（协议）；
7.财务处：负责管理财务与金融等有关业务合同（协议）；
8.科技处、社科处：负责管理对外签订的与科研有关的科研项目、科技成果转让、科技开发、技术服务、技术咨询及技术转让、著作出版等有关合同(协议)；
9.国有资产管理处：负责管理教学、科研、电教多媒体等设备与物品的采购、租赁、维修、服务(物业服务除外)、办公设备与用品采购、委托招标代理机构、物资与设备处置、政府招标网上采购等合同（协议）；
10.审计处：负责管理对外委托建设工程造价咨询、工程竣工决算审计和财务审计等合同（协议）；
11.学生处：负责管理对外签订的有关学生资助、以及与学生相关的合同（协议）；
12.后勤服务中心：负责管理对外签订的后勤保障服务、学校建筑物及其附属设施及基础设施的一般修缮维护（五万元以下）、校园绿化、保洁、物业管理服务、学校房产对外出租、校园商业、学校食堂对外招租、学生生活保障和鸿鹄花园物业管理等服务合同（协议)；
13.信息与网络管理中心：负责管理校园网络建设、维护等相关合同（协议）；
14.基建处：负责管理建设工程设计、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设施采购、修缮维护（五万元及以上）合同协议；
15.工会:负责管理与职工福利有关的合同（协议）；
16.法制办:负责管理学校综合性合同（协议）；
17.装修类合同（协议）由负责装修部门进行管理。
18.归口主管部门难以确定的合同，根据合同性质、内容和所涉及的工作职能，经学校领导指定后，由相应部门（单位）管理。
第三章 合同签订
第十一条 学校对外合同的签订实行分类管理、统一授权。凡以学校名义对外签订的合同，除即时清结者外，一律采用书面形式，不得订立口头合同。
第十二条 除学校法定代表人直接签署的合同外，所有对外合同的签订均须由学校授权的分管校领导或部门负责人签订。未经学校法定代表人授权，任何部门或个人不得擅自以学校名义对外签订合同。
行业学院、校企合作部门不得对外签订合同。
第十三条 在合同签订前，合同承办部门必须认真审核对方当事人的主体资格、资质、资信、履约能力、信誉等情况，对委托代理人的权限进行核实，对合同项目的可行性、经济性、合法性进行分析研判，对合同可能存在的风险进行论证。原则上合同应由我方起草，对于对方提供的合同草案，必须认真研读和修改。
第十四条 合同文本应按法律、法规的规定，表述清楚，用语准确，条款完备，避免使用空泛模糊的词句， 避免各种无用条款。合同应如实载明以下内容：当事人的名称和住所、通讯地址，合同的标的、数量、质量，价款或报酬，付款方式，履约期限、地点和方式，违约责任，合同的终止和解除，解决争议的方法，合同签订人，签章和日期等。
第十五条 经过招投标的合同，合同签订前，合同归口管理部门及具体承办部门要熟悉中标通知书、招标文件内容，认真审核合同内容与招投标文件实质性条款是否一致，招标文件中涉及权利义务的条款和我校特殊要求的条款，应写入合同。对于招标人投标时的优惠承诺或高于招标人质量标准的招标承诺，应写入合同。
第十六条 合同内容比较复杂、合同标的额较大的合同或涉及多个部门业务的合同，必须经过合同所有归口管理部门、法制办、财务处、审计处等相关部门会审后方可签订合同。
第十七条 内容涉及到对方单位（或当事人）在校园内工作（或办公）的，使用学校土地、房屋设施或水、电、气、暖、物业等合同的必须由相关管理部门会签，合同订立之后开始履行时必须报相关部门备案，并确定收费时间、方式及标准。
第十八条 合同审核签订流程：
1.微小合同。合同承办部门负责人或承办人签字，主管校领导审核签字，加盖学校合同专用章。
2.一般合同。合同承办部门负责人或承办人签字，归口合同管理部门审核签字，有关部门会签（合同涉及的水电暖物业、国资、房屋、财务、审计、网络、科研、实验室等有关部门），主管校领导审核签字，加盖学校合同专用章。
3.重大合同。合同承办部门负责人签字，归口合同管理部门审核签字，有关部门会签（合同涉及的水电暖物业、国资、房屋、财务、网络、科研、实验室等有关部门），法制办审核签字，主管校领导审核签字，加盖学校合同专用章。
合同审核申请表应同合同原件一起在学校档案室存档。
各类合同审核申请表详见附件一、附件二。
第十九条 凡以学校名义签订合同都必须使用河南工程学院合同专用公章。待合同审核完毕后，方可加盖学校合同专用章。
第四章 合同履行
第二十条 合同签订后，合同承办部门要按合同约定的内容履行合同，同时积极跟踪督促对方当事人履行合同。合同履行涉及校内多个部门时，应由合同承办部门负责协调，其他部门应积极配合。
第二十一条 当合同履行过程中出现对方当事人一般违约时，合同承办部门要及时采取措施，并按合同约定追究对方的违约责任。当对方当事人严重违约时，合同承办部门要及时向归口管理部门和主管校领导报告，分析违约原因并提出初步处理意见。
第二十二条 在合同履行过程中，严格控制合同的变更、中止、解除等情形出现，如出现类似情况，必须经过论证并报校领导批准，合同承办部门同时应做好应对措施，搜集、固定相关证据，避免造成不必要的损失。
第二十三条 对合同履行过程中发生的纠纷，应按合同约定妥善处理，同时采取必要的防范措施，维护学校合法权益。合同纠纷发生后，合同归口管理部门及承办单位应及时将有关情况向分管校领导报告，同时准备完整的相关资料，指派 专人认真应对、妥善处理。
第二十四条 因合同纠纷进入诉讼或者仲裁程序的，承办单位及归口管理部门应当指定专人负责案件的诉讼事宜，及时向校领导和法制办介绍案件情况，委托相关人员或律师，代表学校应诉。在诉讼过程中，相关部门要提供完整的案件证据和信息，不得隐匿与案件有关的资料。
第二十五条 有下列行为之一的，学校将视其情节轻重追究合同归口管理部门及承办部门负责人及有关责任人的责任。
1. 未经授权，擅自对外签订合同的；
2. 超越代理权限或滥用代理权的；
3. 与合同相对方当事人串通，损害学校利益的；
4. 在合同签订和履行中未按照本办法规定处理，致使学校利益受到损失的；
5.利用学校资源签订合同，谋取私利或从事其他违法行为的；
6.未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；
7. 其他违反法律法规和学校纪律的行为，给学校造成损失的。
第五章 合同管理
第二十六条 除微小合同外，学校所持有的合同文本原件（包括补充合同）一般不得少于五份，合同的文本原件应在签订后五日内送交法制办存档。其余原件部分作为支付报账、学校档案室存档、归口管理部门和承办部门自备留用。学校档案室存档的合同必须是原件，不得用复印件代替。
第二十七条 学校法制办统一指导、监督学校合同管理事务。各管理部门对职能范围内所涉合同事务进行归口管理，其主要负责人为合同管理责任人，并确定专人作为合同管理人员。非归口单位参照本条规定办理。
第二十八条 合同双方一致同意变更、中止、解除合同的文书、电报、信函及其它附属文件、资料，也要作为合同的组成部分，及时完整地送交法制办存档。
第二十九条 合同归口管理部门及签订合同部门应在每年年底对所签订或管理的合同进行自查，并按时向法制办提交合同自查报告。报告应包括但不限于对合同风险点评估和合同履行情况的检查。学校每年指派有关部门抽查三至五个部门的合同管理及履行情况。
第三十条 各部门因工作需要向法制办借用合同复印件的，必须由借用部门负责人签字。如须借用原件，必须由分管校领导签字。
第三十一条 各部门应保守合同秘密，任何人不得擅自将合同（原件或复印件）借给外单位（个人），也不得泄漏合同内容，如私自外借给学校造成一定影响或损失的，依据法律、法规及学校规章追究外借者责任。
第六章 附 则
第三十二条 本办法由法制办负责解释。
第三十三条 本办法自发布之日起执行，原河南工程学院合同管理办法自行废止。
附件1：河南工程学院一般合同审核申请表
附件2：河南工程学院重大合同审核申请表
2020年12月31日
